接後：日曆……幫你記錄約見、未來活動
接後：每月的一摞〃每日安排表〃
○第1頁為：月目標、周計劃
○從第2頁起：每天一頁〃每日安排表〃……幫你記錄、計劃當天的約見、活動、當天到期的別人的承諾和為兌現你對別人的承諾應做的事
○最後一頁：月度〃成績總結表〃……幫你回顧、反思
接後：重要聯絡資訊
接後：重要任務溝通記錄
接後：其他你認為重要的資訊記錄（如重要的紀念日、重要的卡號等）
●運用時間管理工具的好處
■工具幫你記憶，從而減輕心理、思想和頭腦負擔。
■幫你輕鬆有序地完成任務，實現人生的各專案標。
●怎樣應對打擾
■打擾的來源（5P）：
◆People （人）：同事、上級。永遠不要把客戶當成是打擾，而是機會！
◆Phone （電話）。
◆Paper （公文）：信件、與自己無關的E…mail、檔案、沒用的名片等。
◆Personal （自我打擾）：開小差、與別人聊天、打私人電話等。
◆Peripheral vision （視力所及的環境干擾）：亂貼的小黃箋、太漂亮或太亂的辦公室、辦公桌周圍堆放的雜物。
■應對打擾的方式：
◆拒絕：不要有求必應，而要學會善意的拒絕。
◆推遲：幫助對方認清主次，適當推遲。
◆減少：為對方限時。
◆阻止：規定不受打擾的時間和情況。
要想避免打擾且不得罪別人，你就必須實踐高效能人士的習慣4、5、6，從而讓你的〃情感賬戶〃充實圓滿！
■怎樣應對〃人〃的打擾：
◆〃誰〃經常打擾？
同他們溝通，說明自己的工作方式。
同他們一起探討如何做好時間管理。
◆經常因為〃何事〃打擾？
如果無書面說明，製作出來，簡明易懂。
再因此受到打擾，先讓對方自己閱讀說明，不明白再來找你。
■怎樣應對〃電話〃打擾：
◆儘量設定留言電話。
◆不要一有電話就接，每天要有至少1小時的時間連續專注於重要但非緊急的工作。
◆可以留出一段時間回覆電話。
■怎樣應對〃公文〃打擾：
◆公文的分類：
活動性公文：需要你採取應對行動的公文。
資訊性公文：已處理完需要存檔的公文。
◆電子郵件應按事務四分類的優先順序處理。
◆辦公桌上只留活動性公文，給資訊性公文找個〃家〃……存檔。
◆存檔的原則：
一般需要存檔的檔案是公司所有檔案的10％。
根據公司要求該存檔的存檔。
無章可循的分批歸檔：過一段時間（一般為一個月）決定是否需存檔。
能用電子版存檔，就不要用紙文件。
需要經常用的檔案，最好有紙文件。
對存檔的檔案可註明銷燬日期。
■怎樣應對〃自我〃打擾：
◆增強時間觀念，應用時間管理方法管理好自己的時間。
◆當然，適當的〃自我〃打擾也是休息的一種方式，但千萬不要因此而打擾了別人。
■怎樣應對〃周圍環境〃的打擾：
◆改善時間管理的第一項切實工作……整理你的辦公桌！
活動性公文是否放在〃來件籃〃和〃發件籃〃中？
電腦螢幕周圍還貼有用於提醒的黃箋紙（即時貼）嗎？
※虹※橋※書※吧※BOOK。
第27節：時間管理（8）
資訊性公文是否還在桌面上？
哪些資訊性檔案需存檔？哪些需扔掉？
哪些需保留一段時間再決定是否存檔？有地方保留這些檔案嗎？
名片是否分類易找？
辦公室、桌面是否成了〃周圍環境〃干擾？
◆職業化的辦公桌應乾淨整潔，一般只需具備以下核心物品：
電話。
電腦。
常用文具。