4。 一直堅持這樣的方法，慢慢使“過去”與“未來”的事項達到一個比較健康的平衡。這當然是不容易的，你可能需要花幾周到幾個月的時間來做到。但是，這將
會是值得的，因為你會重新開始掌控你的生活。
前面第1點提到，你要開始去多做些未來的“重要任務事項”，要了解哪些才算是“重要任務事項”，你就必須很清楚每一件事項的輕重緩急“優先序”。時間管理大師艾力克·麥肯錫最早提出分開任務事項的“重要性”與“緊急性”，來幫助瞭解事情的優先序；史蒂芬·柯維在《高效能人士的七個習慣》中，更清楚地定義了著名的優先序表格：
緊急 不緊急
重要 象限I 象限II
不重要 象限III 象限IV
柯維的主要觀點是：多將時間花在“重要，但不緊急”的象限II。安東尼·羅賓斯在《The Time Of Your Life》培訓當中的“Time Targets”，更加貼切地闡述了這個觀點。我依據這些頂尖大師的理論，發現在實際工作與生活當中，這樣一個“高效優先序靶”更能夠表達出優先序與重要性的關係：
A。 重要，不緊急
最靠近靶心的區域，也就是在“時間線”右手邊“未來”的重要但不緊急的事項。是否重要，是依據能不能帶領你更加靠近你的事業與人生目標來決定。這個是你要專注的區域，如果你能夠多花時間與精力在這個區域，就可以減少之後緊急事件的發生，久而久之，你對工作與生活的掌控度就會提高。
例子：預防與準備的工作，訂計劃，改善溝通能力，照顧自己的身心健康，個人學習成長，投資自己參加培訓，人脈拓展與管理，收納管理，培訓手下，練習授權，理財投資規劃，對你身心有益的休閒減壓活動。
B。 重要，緊急
這個區域大多數人應該很熟悉了，就是你每天遇到的“立刻要做”的、“火燒眉毛”的，而且是重要、必須完成的任務事項。這些事項大多數是無法避免的，但是太多了你將會被“燒盡”，所以你要盡力減少這類緊急事件的數量，方法就是在重要的事項還沒變成緊急事項之前，先在前面的A區就將其完成。
例子：危機、急迫的問題事件，逾期的專案、任務，老闆要求立刻辦理的事情，客戶嚴厲的投訴。
C。 不重要，緊急
許多不重要的事情，因為它的緊急性，容易讓你誤以為很重要，其實與你的目標沒有什麼關聯，如果你立即去做，就等於你寶貴的時間被人搶了，你要練習拒絕它們來打斷你正在執行的重要事項。
例子：不速之客來訪，不重要的電話、電子郵件，不重要或是沒有產出的會議，吸引你注意力的一些活動，不好意思拒絕的要求。
高效元素2：高效基礎原則（3）
D。 不重要，不緊急
這是大多數人想要逃避現況的時候，去做些不用動腦筋、消磨時間的事情，或是一些對你沒什麼幫助（甚至有害處）的玩樂或活動。做完這些不會讓你更有精力，或是更快樂，大多數時候除了讓你暫時從現實中逃避一會兒之外，沒有什麼好處。
例子：看沒有意義的電視節目，上網閒逛，沒必要的應酬，打遊戲機，做瑣碎小事，與人八卦閒聊，看垃圾郵件。
這個“高效優先序靶”的目的，就是要你化被動為主動，時時專注在靶心A區，一步一步地開始掌控你的生命。
依據在ABCD各區花費時間的百分比，可以判斷一個人的特性：
A區重要，不緊急 B區重要，緊急 C區不重要，緊急 D區不重要，不緊急
0％ 0％ 40％ 60％ 完全迷失型
5％ 25％ 30％ 40％ 漫無目標型
5％ 50％ 25％ 20％ 忙碌大眾型
10％ 80％ 10％ 0％ 工作狂型
40％ 40％ 10％ 10％ 高效人士型
50％ 40％ 5％ 5％ 高效冠軍型
你可以給自己評估一下，看看你現在在每一個區各花多少時間，再給自己一個目標，你希望在3個月後、半年後，如何增加A區的比重，看看自己可以達到什麼樣的程度。
80/20理論
另外一種看優先序的角度是，著名的80/20理論。在1906年時，義大利的經濟與社會學家維爾弗雷多·帕累託（Vilfr