黃琳在西安還沒回陽朔，讓左丹寫個文字方案報西安，然後再轉北京中國航協，要求該方案切實可行。該方案最終由中國航協轉到瑞士巴索集團在中國北京的分公司總代理崔總那裡。
左丹沒學過文書學，雖然他知道巴索來華的目的就是飛熱氣球，完成航拍任務，但方案如何起草？什麼格式？具體什麼內容等無從下手去寫。
他請教老爸，怎麼寫這個方案？老左知道飛球兒子肯定行，寫方案確實是難為他了。於是老左執筆，父子倆共同完成了方案起草工作。
在陽朔愛飛翔熱氣球俱樂部關於全力配合瑞士友人來華，赴陽朔飛行熱氣球活動的實施方案的目的與意義中寫道：接受中國航協委託並授權陽朔愛飛翔熱氣球俱樂部全權代表中國熱氣球飛行團隊，積極配合瑞士巴索集團公司的代表來華赴陽朔進行熱氣球航拍及飛行表演活動的光榮任務。要把這次飛行任務當作一次很意義的國際間的飛行合作。視為一項政治任務又是國際間熱氣球飛行相互交流的好機會。為此，要全力以赴積極配合瑞士來華人員的工作，嚴肅對待，抓好落實，認真完成這次具有國際影響的飛行任務，樹立中國熱氣球飛行團隊的形象，展示團隊的精神面貌和整體素質，再現中國熱氣球飛行員的優秀品質、飛行技術、飛行水平，以實際行動和任務的完成為祖國爭光。
組織領導和機構及人員分工是：成立任務領導小組，黃琳為組長，負責全面工作；江舟、李廷江、左丹、老左為成員。左丹負責飛行任務，老左負責地勤分工、車輛配置、燃料供應、安全保障工作；江舟協助黃琳工作；李廷江協助左丹工作。
方案中還提到器材保障，安全措施，組織紀律和其它具體要求。
方案形成後，左丹認為很詳細，很全面，很具體及時傳送到西安。
6月4日，黃琳從西安返陽朔後進一步明確了與巴索合作的飛行任務。巴索這次來華和北京分公司崔總一行共計10人，崔總兼翻譯還帶一位專職翻譯，兩名飛行員和飛行員愛人，有專職攝像師等，其他都是工作人員，食宿自行安排。巴索公司自帶兩套企業球，中方出一套工作球。中方負責車輛運輸、燃料供應、地勤保障等等。
瑞士巴索集團公司是世界500強企業之一，是國際著名的潤滑油生產企業，在中國北京、香港都有他們的分公司。為這次陽朔一行曾於2006年夏季來過中國陽朔考察飛行環境，乘坐過愛飛翔的熱氣球，他們一到陽朔就被這裡的山水自然風光所吸引，決定一定來中國陽朔進行航拍，所以這次來陽朔他們一定要取得成功。
4日下午瑞士的兩套球落地陽朔，是左丹負責組織飛行員和地勤接收入庫的，當時他們都很好奇。兩套球用了兩個木箱，一箱一套，而且箱子並不重，然後他們以驗收的名義，把箱子蓋開啟，檢視裡面的裝備。原來是一個帶支架的布吊籃，裡面裝有4只鋁合金的氣瓶，氣瓶上面放的是球包和單頭雙路火的燃燒器，全部重量不足百公斤。他們一看球包這麼小，小莫試了試，一個人就能隨便拿起來，開啟球包一看，球皮布料很薄，還有點半透明。小羅說：難怪這麼輕，老外的裝備肯定好。
5日上午，黃琳、左丹租豪華中巴麵包車去桂林機場接他們一行人（租車費包括陽朔飛行其它費用都由瑞士承擔），回到陽朔將他們安排在最有檔次的西街口百樂來大酒店。隨即黃琳、左丹他們和瑞士總裁、崔總等共同研究確定了飛行計劃和日程安排，決定以陽朔風景最集中的遇龍河、灕江為飛行空域。瑞士兩套球，中方一套工作球同時飛行，主要任務是航拍陽朔的風光片。
原來，巴索集團總裁叫皮特&；#8226；布拉澤，年齡正是中國的甲子年，老人家60歲，身體非常健康，乍一看象前蘇聯扮演斯大林的演員，方園大臉，頭髮後背，重重的眉毛和鬍鬚很有個性。老人熱情，樂於溝通，善於交流，和中國的飛行員、地勤都非常客氣，非常友好，平易近人。
巴索總裁是熱氣球飛行員，曾在上個世紀九十年代末來中國參加北京國際熱氣球邀請賽並取得第四名的好成績。劉翔老師說他的“蜻蜓點水”技術要領就是跟總裁學的。最近幾年總裁在歐洲一次大賽上榮獲一項總成績第二名，成為歐洲熱氣球飛行的亞軍。
另一位瑞士飛行員是總裁邀請來的歐洲熱氣球飛行冠軍，他們兩位飛行員這次都帶夫人來中國陽朔併為他們當飛行助手。
這些年，瑞士巴索集團走遍全世界很多優秀的地方，專門去過雪山，去過草原，拍過五部風光大片，曾三次獲世