另外,他們又提出“在公共行政領域無法進行計量化,很難引進分數制,採用等級制較為妥善”、“由於行政業務不同,難以實施統一評價標準,應以部門分類自行制定評定製度”、“在為個人制定工作目標時,為保證其客觀性和實效性,應進行公開稽核”等諸多方案。
這種公開性的政策討論,不但可以收集到各科、室多樣、新穎的意見,而且有助於加深參會人員對其他部門業務的瞭解,更利於提高行政業務的整體效率。
我認為,日後“幹部做報告,部長下達指示”式的會議,應從行政部門中清除。只有形成人盡其言、自由貫通的組織氣氛,才不會出現言路閉塞的“動脈硬化現象”。另外,舉行會議時,一定要考慮會議本身的實用性和效率性。
近期,隨著電腦通訊技術的發展,我們可以在相隔甚遠的情況下,透過網際網路舉行會議。因此,我經常督促職員積極應用行政自治部網站()或政府內的電子批准系統、國情報告流通系統。
行政自治部的網站由“行政自治部所有業務部門”的介紹、各類討論欄目、公務員的聘用考試、信訪訊息、新資訊、制度及統計等欄目構成。在此,普通國民和公務員均可以坦率地說出自己對國情國策所持意見。
有效應用內部檔案流通網的國情報告流通系統,可大幅度地減少因“報告或指示”而召開的會議。職員透過電腦網路可迅速提交報告,不但不會因為失去提交報告的最佳時機遭到上司責備,而且上司也沒必要要求下屬頻繁往返報告業務,如此一來,節省了不少時間和精力。
我想,在“為了會議的會議”、“為了報告的會議”、“為了指示的會議”減少的同時,政府的效率一定會得到大幅提高。今後,應該取消那些“徒勞無功,空耗經費”的會議。
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直訪業務部門
“我做公務員已經有二、三十年了。不過,部長直接下訪科室聽取業務報告的事情,還是第一次遇到”。
我在任職部長後,雖然需要報批的業務及參加的外部活動很多,但我還是決定抽出時間對下屬部門進行一次大規模直訪。於是,我利用四個月的時間從自治行政科到裝置通訊科,直訪了行政自治部所屬的54個科室。
在韓國,部長與所屬部門的公務員在廊廳相遇,最多隻是握手示禮而已,有些職員甚至低下頭直接避開。而且,許多部門負責人竟然不熟識中層幹部的臉孔。
坦誠的對話,是縮短人與人之間距離、增加相互間瞭解最有效的方法。由於行政自治部是由兩個部門合併後產生的,所以在職員之間必然存在一定的距離。當然,部長和公務員之間也需要這種坦誠的對話。
第一次走進科室辦公室,職員們也許是出於緊張,都不敢言聲地注視著我。因此,在做完自我介紹和業務報告後,我指名道姓要求他們說出自己的建議。點名之初,一部分人勉強發表了一些意見,敷衍了事。但是在經過幾次嘗試後,所有人都敢於坦誠地提出自己的意見了。他們雖然表面上說“沒什麼可說的”,但不用多久,就會將心裡的想法全部說出。一名公務員甚至以“在胡蘿蔔和鞭子這兩樣東西中,為什麼我們的部長只揮舞鞭子而不是給我們胡蘿蔔”這種玩笑說出心中的不滿。
有些科室甚至在我訪問之前,預先整理好所要提出的建議,在我來訪時將這些坦率的意見以更直接的方式向我反映出來。我一直希望公務員能夠成為行政部門改革的先行者。在任何組織的改革中都存在著同一種情況:如果說推動改革的力量佔5%,那麼反對的勢力也是5%,而剩餘的90%會則順潮而走。既然如此,前面那“5%”所發揮的作用,就由我們行政自治部來承擔。
另外,我決定隨時向職員開放部長室,只要職員持有建議或遇到困難,任何時間都可以向我提出。而且,我一再要求他們積極應用行政自治部網站的“與部長對話”欄目和電子批准程式。
結束對科、室的訪問後,統計出的職員建議事項達到了380餘件。相比之下,按規定步驟提交的方案,遠不如隨時、自由發表的意見富有創意性。
在職員所提出的意見中,以“兩個部門的合併事項”為主題舉行職員研究會、公開人事原則及評定標準、辦公室禁菸、改善值班制度、創辦部內資訊報、辦公大樓門前安置女警和禮儀小姐、每月早會允許六級以下職員一同參加、縮小幹部和職員間距離等建議得以落實。
在人事安排和如何提高士氣方面,他們也提出了諸如儘快解決人事滯積、活