記得剛開始擔任秘書工作時，常常因為與老闆雞同鴨講而狀況百出！每當老闆要找人，而又講不清楚時，真令人既緊張又慌亂。“替我接王先生！”
“請問是哪一位王先生？”
“（不耐煩狀！）就那天來開會的王先生呀！”
“是週一下午來的王總幹事嗎？”
“不是啦！是圓山那個案子！”
“哦！”
實在很討厭每天這樣你來我往地猜猜遊戲。當還沒和主管培養良好的默契之前，這樣的事層出不窮，非但令我十分困擾，也大大減低自己的專業度。
偶然讓我發現之前秘書“藏”在書櫃角落的上千張名片，“哇！老闆還真是交遊廣闊呢！”
我不禁咋舌。
利用老闆不在的空當，費心地將名片逐一分類，客戶、國家機關、同業、協會、協力廠商提供服務的保險公司、汽車修理、西裝、鐘錶行、旅行社、往來銀行等，分門別類後一一keyin至電腦檔案內。此時別忘了，在每個資料前鍵入一個代號方便搜尋。如：
1。開一個Excel檔，並製作好公司名稱、姓名、公司電話、行動電腦、傳真、地址、備註等欄位。
2。將先前的分類，分頁設定好，並將上述欄位複製至各頁。
3。將名片依序key in至總檔，並在前面插入兩欄，分別鍵入兩個關鍵字。
4。第一個關鍵字為分類類別：如“公”表公安機關。
5。第二個關鍵字為姓名索引英文字母：如“王”以“W”表示，“李”則是“L”。
6。全部key in完畢後，先作第一次排序，並將依類別分別copy至不同的分頁中。
7。保留總檔，當不知道所查詢的類別時，也可就著線索，以姓名或公司名稱查詢。
當然坊間有許多名片管理的工具，只是用熟悉又簡單的軟體，不但操作容易，還可以分門別類列印出來，分別置於不懂電腦的司機處、老闆的座車、辦公桌、家裡及我的皮包內。這樣即使是在假日或下班時走路上，不管老闆臨時有什麼需要，都萬無一失！
現代可利用的工具固然多，但無論電腦、PDA等，難免會遇到沒電或不能及時開機等問題，所以最笨的方法也許也是最好的，不是嗎？
小秘密：多年來一直保留著所謂的“萬能本”，很多知道的好朋友隨時來電，我就是“萬能電話簿”！
第五章 檔案管理：提升效率的不二法門
第19節 做有效情報的蒐集者
如何成為一個有效率的情報蒐集者？這可得先除去我們老掉牙的思考邏輯，懂得扮演不同的角色。
作為一個現代人，你是一個讓資訊淹沒的人，還是將資訊化為有效情報的效率員工？
如何成為一個有效率的情報蒐集者？這可得先除去我們老掉牙的思考邏輯，懂得扮演不同的角色。
1。當一個“愛冒險的探險家”
資訊永不嫌多，對於有效的情報具有高敏感度。首先需瞭解情報蒐集的目的，並培養一顆探究的心。一個沒有好奇心的人絕對不可能是探險家，當然也不會有“意外”的收穫。
2。當一個“有創意的藝術家”
當蒐集材料日益增多，應過濾並加以創新，找到對公司有利的新構想。想想看調色盤上不同的顏色，就好比不同的元素，如何創造出一幅色彩繽紛的圖畫，還得有藝術家的創意。
3。當一個“果斷的審判家”
對於即將提出的新構想，要儼然是一位果斷、沉著、穩重並剛正不阿的審判家。什麼該積極呈報？什麼又該斷然放棄？一個有效率的部屬不會蒐集一堆“可能”有用的材料。
4。當一個“無所畏懼的勇士”
當一個構想經過稽核並付諸行動時，要做一個無所畏懼、勇往直前的勇士。拼命推銷這個構想，無論遇到任何攔阻，都要將這構想成功地發表出來，甚至說服他人。
這些角色若扮得好，除了可以成為主管的最佳幕僚，源源不絕地提供豐富而有效的情報，日後對自己更是受用不盡呢！
小秘密：參加社團得到各行各業的人脈；昔日同窗轉眼就各據一方。這些好朋友常常是我情報蒐集的最佳也是最經濟的渠道呢！
現在要做的事：努力扮演情報蒐集的角色
角色功能備註
愛冒險的探險家
蒐集資料多認識不同型別的人；參加社